Decir que un CMS es “una herramienta software para crear, administrar y gestionar un sitio web”, aunque acertado, apenas sí cubre lo que deberíamos entender por un gestor de contenidos.

Para entender mejor qué es un CMS Web y qué podemos hacer con él, vamos a detenernos en sus 3 funciones principales, que ya hemos apuntado:

• Creación del sitio web.

• Gestión y mantenimiento del sitio web.

• Administración del sitio web y del propio CMS.

No son éstas las únicas funciones que puede realizar una web CMS, pero sin alguna de ellas no podríamos considerarlo un verdadero gestor de contenidos.

CMS’s más avanzados, o especializados para alguna actividad específica (por ejemplo, sitios web de comercio electrónico), tendrá funciones adicionales para las necesidades concretas de ese tipo de sitios (por ejemplo, un catálogo de productos en un eCommerce).

• Un importante ahorro: El manejo de estas herramientas permite ahorrar tiempo, dinero y quebraderos de cabeza relacionados con la programación y gestión de webs tradicionales. Aunque existen CMS de pago, soluciones comerciales que implican un desembolso más o menos importante, pero éste por norma general no es necesario, ya que en la red podemos acceder a potentes herramientas de acceso libre para la gestión de contenidos, que ofrecen eficaces herramientas para elaborar y gestionar webs en un entorno 2.0, lo que implica contenidos actualizados con frecuencia para conseguir visibilidad.

• Usabilidad y accesibilidad: Si bien los CMS suelen ser de fácil uso, hasta el punto de que pueden manejarlas usuarios no técnicos, a la hora de elegir uno de los muchos que existen (WordPress, Blogger, MAgento, Drupal, Joomla, LiveJournal, etc.) es importante que resulte fácil de utilizar y aprender. Igualmente, los CMS suelen cumplir estándares de accesibilidad, entre otros el Web Accessibility Initiative ( WAI) del World Wide Web Consortium.